Sr. Teamleader Customs /fiscale vertegenwoordiging

1.     Doel van de functie

Als (Senior) Teamleader Customs met Fiscaal vertegenwoordiging ervaring ben je operationeel verantwoordelijk voor het coördineren, aansturen en ondersteunen van vakkennis aan het douaneteam, met strikte naleving van de geldende wet- en regelgeving. Je zorgt voor een correcte en efficiënte uitvoering van alle douaneactiviteiten binnen GEODIS, volgens de GEODIS Customs Rules die gericht zijn op het waarborgen van compliance, het minimaliseren van fiscale en financiele risico’s voor GEODIS en haar klanten. De Teamleader rapporteert aan de Customs Operations Manager BeNeLux.

2.     Kernactiviteiten en verantwoordelijkheden:

Compliance en Risicobeheersing

• Waarborgen van douanediensten volgens de nationale en internationale wet en regelgeving.

• Implementeren en bewaken van werkinstructies, procedures, training binnen het douaneteam, Post & Pre entry checks uitvoeren, bij incidenten te rapporteren, alsook actieplannen voor procesverbetering en daarmee verdere douane en BTW compliance risico’s te voorkomen..

• Zorgen voor dossier volledigheid van documentatie en correcte vastlegging van procedures en verantwoordelijkheden, afgestemd op lokale en bedrijfs ‘corporate’ werkafspraken..

Customs Dispute Management

• Communiceren en rapporteren van geschillen aan klanten, het opvragen van schriftelijke instructies en het regelmatig updaten van de klant over de voortgang tot het geschil is opgelost.

• Verzamelen van alle relevante douanedocumentatie ter bescherming van de belangen van GEODIS en haar klanten.

• Beoordelen of de SOP met de klant dient te worden aangepast omzodoende herhaling te voorkomen.

Fiscaal Vertegenwoordiging

• Streng toezicht op de juistheid en volledigheid van de BTW en de douaneaangifte waarbij gebruik is gemaakt van klanten op fiscaal vertegenwoordiging.

• Systematisch (laten) verifiereren of alle verplichte documenten (contracten, Machtigingen, SOP’s) aanwezig zijn en up to date houden.

• Je bent het escalatie punt bij zowel interne als externe operationele vraagstukken. Je weet risico’s tijdig aanhanig te maken bij het Customs management team.

• Verzorgt audits op de dossiers en rapporteerd deze aan de compliance afdeling. Brengt eventueel verbeterprocessen en aanbevelingen aan.

Procesbeheer en Documentatie

• Opstellen, controleren en indienen van douaneaangiften en douanedocumenten via de daarvoor bestemde systemen en sjablonen, inclusief klant- en zendinggegevens, goedereninformatie, transportinformatie, gewenste douaneprocedures, en alle noodzakelijke bijlagen zoals volmachten, facturen, paklijsten, transportdocumenten en certificaten.

• Beschikbaar stellen van de procedures en regels via de MyGEODIS intranetomgeving, zodat medewerkers toegang hebben tot actuele richtlijnen en bijlagen.

• Zorgen voor een duidelijke, gedocumenteerde procesvoering voor het beheer van het douane compliance programma.

• Opstellen van duidelijke werkprocedures voor de douaneteams en naleven KPI’s  in samenwerking met Shared Service center.

Operationeel Leiderschap en Cultuur

• Leiden en coachen van het douaneteam, inclusief het motiveren, begeleiden en ontwikkelen van teamleden en zorgt ervoor dat het team ook autonoom kan werken.

• Dagelijkse en/of periodieke taken en verantwoordelijkheden zijn goed in kaart gebracht, worden besproken met het team in de dagelijkse werkoverleg en houdt de werkverdeling goed in de gaten.

• Houden van jaarlijkse beoordelingsgesprekken en MID year beoordelingen, opvolgen van de nodige  opleidingen binnen het team.

• GEODIS ondergaat een transformatie naar het aangeven van de toekomst. Je neemt actief deel aan het transformatieproces en kan veranderingen goed overbrengen op de werkvloer.

• Bevorderen van een cultuur van betrokkenheid en compliance binnen het team, waarbij medewerkers worden ondersteund met de juiste middelen en autoriteit om de ambities van GEODIS te realiseren.

Vereiste opleiding en/of training, kwalificaties, certificaten

•               In het bezit van een diploma HO (of is in staat op dit niveau te werken) en uitgebreide actuele kennis van de douane (gediplomeerd) en BTW wetgeving.

•               Aantoonbare ervaring en kennis met het aangeven van fiscaal vertegenwoordiging. Je kunt het douane management van advies voorzien.

•               Minimum 7 jaar ervaring in een uitvoerende douanefunctie, heeft leidinggevende ervaring, bij voorkeur bij een logistiek dienstverlener of een douane agentschap..  

•               Ervaring in een internationale werkomgeving is een pluspunt.

•               Bent bereidt (vak-) cursussen te volgen die de douaneorganisatie versterken.

Benodigde technische/functionele vaardigheden

·         Opstellen, indienen, opvolgen en verdelen van douaneaangiften in douanesoftware en ERP-systemen.

·         Affiniteit met IT processen (automatisering), het kunnen opstellen van verbeteringen is een pre.

·         Controleren van douanedocumenten en instructies op juistheid en volledigheid.

·         Beheer van vergunningen, certificaten en speciale douaneregelingen (ATA/TIR).

·         Laten uitvoeren van fysieke controles en conformiteitschecks tussen goederen en documenten.

·         Communicatie met douaneautoriteiten, klanten en interne afdelingen.

·         Vaardig in douanesoftware (bijv. Streamliner).

·         Dagelijkse communicatie met klanten, leveranciers en overseas agents (telefonisch en per e-mail).

·         Opstellen en/of controleren van douane-instructies en douanedocumenten.

·         Vaardig in MS Office, CargoWise, kennis verkrijgen van IRIS (GEODIS Portal).

Vereiste gedragscompetenties

•               Klantgericht en communicatief sterk.

•               Nauwkeurig en detailgericht in administratieve processen.

•               Stressbestendig en flexibel in een dynamische omgeving.

•               Proactief en oplossingsgericht.

•               Teamspeler met een hands-on mentaliteit.